We zetten ons schrap voor de tweede golf. Met tegenzin zeggen we afspraken af of gaan we online verder. In de Verenigde Staten, waar de pandemie onnodig hard toeslaat, had Microsoft voor dit jaar voor het eerst besloten de grote Ignite conferentie virtueel aan te bieden. Enerzijds prachtig, dat het evenement gratis meer toegankelijk is dan ooit, anderzijds gaat de bijzondere festival sfeer van de conferentie wel verloren. Maar het gaat om het nieuws en de vooruitzichten. In deze blog een samenvatting van het nieuws rond recordsmanagement en compliance, relevante vooruitzichten voor documentmanagement en hier en daar mijn kijk op de dingen.

Misschien herinneren jullie je nog de aankondiging van ‘Project Cortex’ van de vorige Ignite conferentie? Automatische extractie van metadata en meer, begin 2020 zouden we het gaan meemaken. In de proeven die bedrijven mochten nemen viel de toepasbaarheid toch tegen, al heeft het nu tot de eerste echte producten geleid. SharePoint Syntex is per 1 oktober in staat tot automatische metadata extractie op ongestructureerde content. “One of the best new features provided by SharePoint Syntex is the ability to automatically apply both Sensitivity & Retention labels to content which extends the number of ways we have a of ensuring that information protection and compliance can be baked into systems.” Lees dit en meer in de uitstekende blogs van Rob Bath (Intelogy). Gebruik van Syntex voor automatisch retentie labels toepassen vanaf oktober, voor vertrouwelijkheidslabels  wordt dat later verwacht. Meer, plus video’s in deze Infotechtion blog. Check ook de tweets van Joanne C. Klein hier en hier. En Forrester heeft iets los weten te peuteren over de extra licentiekosten, want dat dit meer zou gaan kosten was al vanaf 2019 duidelijk (E3/E5 licentie + $5,- p user/mnd ).

Een topper van MSIgnite, in mijn ogen dan, is de aankondiging van ‘Regulatory [regulerende] record labels’.  Wat natuurlijk een typisch Microsoft jargon is, want de standaard ‘record label’ die al enkele jaren aangeboden wordt was blijkbaar niet regulatory genoeg. Inderdaad stopt dit nieuwe type retentie label op zeer welkome wijze een paar gaten in de Microsoft oplossing: niet wijzigbare metadata, onmogelijkheid verplaatsing record, onmogelijkheid verwijdering label door admin, voorkomen nieuwe versie van record, voorkomen kortere bewaartermijn, voorkomen site restore. Check de vergelijking met bestaande labels inmiddels ook in de Microsoft documentatie. Overigens maakt de aankondiging door Microsoft hiervan in het Nederlandstalige Berichtencentrum voor Office 365 beheerders wel weer goeie grappen mogelijk over Microsoft en automatische intelligentie (‘Regelgevende platenlabels’).

Verder enkele welkome aanvullingen op informatie-governance en recordsmanagement in de Office 365 suite: bewaartermijnen voor Yammer berichten, bewaartermijnen en auto-labeling voor Teams vergadering opnamen en andere Stream video’s. Ook krijgen vertrouwelijkheidslabels (sensitivitylabels) uitbreiding in functionaliteit, zodat onder andere de scope (bestanden en e-mail en/of groups en sites) en het delen verfijnder kan worden beperkt.

Stream is in veel organisaties pas gaan opvallen als videoportaal juist door de vergaderingen op afstand in Microsoft Teams. Het is weinig geïntegreerd met SharePoint, OneDrive en compliance functionaliteiten. Maar dat gaat heel snel veranderen, kondigt Microsoft op Ignite  – en dezelfde dag in alle O365 beheercentra – aan. Zodat video’s als OneDrive/SharePoint bestanden kunnen worden behandeld (delen, metadata, retentie) en dus veel beter geassocieerd met de processen, activiteiten en dossiers waarbij ze tot stand zijn gekomen. Dat is een mooie ontwikkeling, waar in de user-voice ook hard op was aangedrongen door velen. Ook wordt de vergadering opname dan onderdeel van de zgn. ‘meeting recap’ die later dit jaar aan iedere vergadering in de chat wordt toegevoegd met daarin  de link naar de opname, transcript (weet niet of dat ook meteen voor Nederlands zal gelden?) , chat, en de gedeelde bestanden.

Functioneel beheerders opgelet: deze migratie van Stream naar SharePoint is niet af te wenden, hooguit uit te stellen (zie bericht in O365 Berichtencentrum: “Uitrol tussen 1 -15 november 2020 Alle nieuwe Teams-vergadering opnamen worden opgeslagen in OneDrive en SharePoint, tenzij u deze wijziging uitstelt door het beleid van Teamsvergadering van uw organisatie aan te passen en deze expliciet in te stellen op ‘Streamen’. Q1 2021 – Er kunnen geen nieuwe vergaderingsopnamen worden opgeslagen in Microsoft Stream (Classic); alle klanten hebben automatisch vergaderingsopnamen opgeslagen in OneDrive en SharePoint, zelfs als ze hun vergaderbeleid voor Teams hebben gewijzigd in ‘Streamen’.“)

Check hier de vernieuwingen in Microsoft Search. Hoewel search sinds ‘Microsoft Search’ wel heel intuïtief is geworden, in de zin van gevoelig voor de context waarin je  zoekt en de afstemming op je persoon, rol en functie, mis ik tot heden wel de mogelijkheden die SharePoint Search (inmiddels gedegradeerd tot SharePoint ‘classical’ search) wist te bieden voor metadata en verfijningen. Is toch wonderlijk dat je daarvoor een (Microsoft-, dat wel) PnP oplossing moet installeren, maar goed. In de aankondigingen zie ik wel vooruitgang voor ‘conversation search’ voor resultaten uit chat en gesprekken in Teams, Yammer en Outlook. Ook filters en topics bieden aanknopingspunten in de richting van verfijning van resultaten, al is het niet hetzelfde als de genoemde refiners. En een fijne functie voor opslag van je queries, zodat je eenvoudige en meer ingewikkelde zoekvragen kunt opslaan voor later gebruik.

Verder waren er tal van aankondigingen rond Teams (‘breakout rooms’  – u kent ze al van Zoom, dynamische presentatiemogelijkheden en meer -> hier ), SharePoint (heel veel intranet gerelateerde verbeteringen), e-Discovery en Data Loss prevention. Je vindt alle aankondigingen met een duidelijke uitleg en links naar meer informatie in het super overzichtelijke Ignite 2020 Book of News.

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.