Afgezien Video still Two Oceans Aquarium, bron: https://twitter.com/333333333433333/status/1239911625819332608van de moedige werkers in de vitale beroepen zat ineens iedereen thuis. Corona. En was de maandagochtend vergadering, de weekly, monthly of standup ineens online. Via Microsoft Teams. Of Skype of ander communicatie tools. Zozeer zelfs, dat van alle voorheen half of ongebruikte Office 365 licenties de Microsoft cloud kraakte en piepte (<MS updates) van de belasting (<onafhankelijke monitor). En overal werden de thuiswerkers in het diepe gegooid: adoptie nieuwe stijl. In veel organisaties en instellingen was werken op afstand tot voor heel kort een extra optie, maar zeker niet noodzakelijk. De vergaderzalen puilen nog altijd over-booked uit, we gaan zo graag nog even ‘afstemmen’ of iets ‘tegen je aanhouden’. Nu, aan dat laatste kwam met de corona-maatregelen voor sociale distantie een nogal abrupt einde. Ineens vragen directies en managementteams om toch vooral voort te maken met werken-op-afstand. Nieuwe kansen voor digitaal werken en leren! #WFH  – hashtag working from home! Een paar observaties van het digitale thuis-front.

Ik krijg gedurende mijn Office 365 projecten rond digitaal samenwerken en –archiveren heel vaak de vraag ‘ja maar waarom gaan we dit niet gewoon DOEN?’ Er zijn dan altijd duizend redenen om niet te starten. Digitaal samenwerken moet immers veilig en zorgvuldig, de informatie ligt tegenwoordig zomaar op straat. Het is in de cloud  – en die is per definitie eng. De informatie – van chat tot mail tot memo – zal niet goed bewaard blijven volgens de regels. ‘Adoptie’ is in die mix van angst en risico een nieuw toverwoord geworden. Je kan het als consultant verkopen, als product. De adoptie-tips, –blogs, –infographics, -tutorials en – webinars vliegen je om de oren. Je kan er een project van maken. Je kan er heel lang over doen. Je kan het tegenhouden.

Maar er is geen betere adoptie dan gewoon DOEN.

Wanneer gaan mensen DOEN? Als ze goed voorbeeld krijgen van hun leidinggevenden. Als er vertrouwen is dat het lastig mag zijn, of even mis kan gaan. Als er nieuwsgierigheid is naar de winst van het nieuwe. Ik moest daaraan denken toen ik twee geweldig leuke filmpjes voorbij zag komen op Twitter. Iedereen heeft behoefte aan even iets leuks deze dagen. En deze zijn dan ook nog zo illustratief. Kijk, mensen zijn natuurlijk geen varkens, maar check deze zwijnenfamilie die achter de leider het kanaal in dook om het lonkende bos aan de overkant te bereiken! Goed voorbeeld doet goed volgen, echt, zo simpel is het. En waarom is dit andere filmpje zo leuk? De pinguïns verveelden zich zo in het gesloten aquarium, dat ze met de oppassers op stap mochten. Er zijn meer beelden van, maar wat me opvalt is de vrolijke nieuwsgierigheid waarmee ze spontaan achter elkaar de trappen af stuiteren en om zich heen kijken.

Dat betekent dat adoptie van samenwerking- en documenttechnologie vooral geen project van ICT- en archiefnerds mag blijven en dat juist leidinggevenden op corporate niveau het als eerste zouden moeten omarmen en promoten. En dat iedereen die thuis en onderweg toch ook via Whatsapp of Facebook online communiceert, via chat of beeld-bellen echt wel kan werken met  – bijvoorbeeld – Microsoft Teams.

Ook onderwijs en training moet zich aanpassen aan maatregelen voor sociale distantie. Ik hoor uit scholen, universiteiten en scholingsinstituten dat er keihard wordt gewerkt aan de omschakeling naar meer online onderwijs en training. Tools worden beproefd, docenten geïnstrueerd. Aan kennis en vaardigheden rond Office 365 compliance en recordsmanagement is en blijft behoefte. Deze periode, met zulke grote effecten in de samenleving, zal als geen andere uit de afgelopen vijfenzeventig jaar gedocumenteerd moeten worden! Ik zal waar mogelijk ook online mijn expertise aanbieden. Ik geniet al bijna tien jaar van het directe contact met cursisten, maar weet dat met enige aanpassing ook online kennis en ervaring is te delen. Als we straks terugkeren naar normalere omstandigheden zullen deze ontwikkelingen een boost geven aan creativiteit en vernieuwing in het leren. En in adoptie van nieuwe software en werkwijzen.

OK dan, hierbij dan ook mijn bescheiden duit in het zakje adoptie tips:

  • Zet als deelnemer bij de start van het online overleg – in welke tool dan ook – je microfoon uit (‘mute‘) totdat je wat te zeggen hebt: we waarderen allemaal je dubbele rol als harde werker, ouder & houder van huisdieren, maar het leidt de anderen mogelijk af.
  • Start als host of initiator zo vroeg mogelijk en liefst voor aanvangstijd de vergadering. Dat geeft ruimte voor het informeel contact dat in betere tijden bij het koffie-apparaat was.
  • Luister goed naar elkaar en val de ander niet in de rede, online vergaderen vereist (nog) meer discipline dan aan één tafel.
  • Geef elkaar tips en deel ideeën als je zelf wat hebt uitgevonden: samen kunnen we het beter!

Voorzichtig buiten! En graag tot snel – aan de andere kant van het scherm!

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.